Совместная работа удаленных офисов или филиалов

Планирование работы во время карантина или при открытии филиала компании в другом городе, а может стране — трудоемкий процесс. Главное в нем — наладить внутреннюю связь между офисами или филиалами.
Здесь важно понимать, что кроме удобства передачи данных, нужно гарантировать еще и защищенность.

Организация работы с удаленными сотрудниками офиса

Самый простой способ решить все проблемы сразу — завести CRM-систему. Внутри Битрикс24 можно выполнять буквально все рабочие задачи и действия:

  • Вести CRM-карты клиентов и прослеживать историю сделок.
  • Выставлять задачи и следить за их выполнением.
  • Распределять нагрузку между менеджерами и командами.
  • Вести документооборот — хранение, создание и печать актов, счетов, накладных и тому подобное.
  • Получать отчетность и аналитику по проделанной работы.
  • Общаться в открытых и закрытых групповых чатах.
  • Вести CRM-маркетинг и знакомиться со сквозной аналитикой.

Переход на удаленную работу — это в любом случае изменение привычного распорядка. В офисе, когда возникает форс-мажорная ситуация, вы буквально бежите в кабинет к коллеге или директора. Что делать, когда такой возможности нет? Вести отдельный закрытый чат для решения срочных проблем. Оповещения в этом чате всегда должны оставаться включенными.

Организация удаленного офиса предусматривает использование одинакового набора программ для связи между его представителями. Поэтому еще до начала работы все сотрудники должны присоединиться к корпоративному порталу. Так они получат доступ к чатам, доскам задач, IP-телефонии, проектам и задачам, календарям и т.д.

Сотрудники на удаленной работе должны общаться каждый день. Желательно проводить:

  • Утреннюю видеоконференцию, чтобы мотивировать членов команды на новый рабочий день. К видеособранию все должны быть готовы: одеты по-офисному и т.д.
  • Вечерний обзвон для обсуждения выполненных задач, проблем, трудностей и тому подобное.

Видеоконференции в Битрикс24 позволяют подключать к разговору сразу до 12 человек. Для объявлений и массовых обсуждений можно использовать Живую ленту. С ее помощью легко не только поддерживать коммуникацию между всей командой, но и следить за реакцией сотрудников на события в компании.

Установите правила для общения

Какие инструменты понадобятся, чтобы наладить связь, мы выяснили. Но организация удаленной работы сотрудников — это не только о технической стороне, но и о самой коммуникацию.
Введите определенные правила. Например, поставьте ограничение: не более 10 сообщений от двух коллег при обсуждении задачи. Если сообщений больше — необходимо обсуждать задачи тет-а-тет с помощью видеосвязи, не отвлекая других сообщений.

blog4.png

Постановка задач

При удаленной работе важно найти инструмент, с помощью которого выйдет за пару кликов ставить задачи. Причем, как руководителю, так и подчиненным.
Учитывайте, что постановка должна быть максимально подробной: включать детальное описание самой задачи, имена ответственных, сроки выполнения и все необходимые в работе материалы.

Организация дистанционной работы — защита данных

Облачная версия CRM-системы Битрикс24 гарантирует надежную защиту данных. Бесперебойная работа портала обеспечивается двумя независимыми датацентрами, которые находятся на территории ЕС. На любые аварийные ситуации платформа реагирует автоматически.

Удаленная работа на платформе максимально защищена от самых угроз: атак вирусов, шпионских программ. Корпоративная информация и пароли вашей компании всегда в безопасности, ведь все соединения с CRM-системой происходят с помощью шифрованной обмена данных. Члены вашей команды могут использовать Битрикс24 в любом месте, даже подключаясь к незащищенному Wi-Fi. Злоумышленники не смогут перехватить пароли или другие данные.

Для безопасности информации в рамках компании руководство может ограничивать права доступа на некоторые документы, проекты или группы для определенных работников. Если часть команды не участвует в определенном проекте, то он должен вестись в закрытой группе.

Переход сотрудника на удаленную работу должен начинаться с обеспечения базовыми инструментами связи вроде чатов внутри CRM и заканчиваться формированием глобальной, защищенной корпоративной сети для быстрого обмена информацией.

Битрикс24 имеет мобильный приложение, поэтому все сотрудники получают неограниченные возможности пользования инструментами CRM-системы. Оставаться на связи можно в любом месте и в любое время суток.

Источник: Битрикс24

Оставьте комментарий