Грамотное управление проектами предполагает четкое соблюдение плана работ, помогает эффективно управлять изменениями и сводить к минимуму риски. Проектом считается комплекс работ, который направляется на достижение конкретной цели. Для него определяется дата начала и завершения, а также показатели результативности. Любой проект состоит из пяти основных этапов, для реализации которых применяются специальные инструменты.
Инициация проекта
Первый этап работы над проектом — его инициация. Он представляет собой ряд подготовительных процессов, среди которых:
- сбор исходных данных;
- анализ слабых и сильных сторон проекта;
- создание концепции, определение целей и задач;
- утверждение концепции и даты начала работ;
- выбор менеджера для управления проектом и определение бюджета.
Планирование
Главная цель этого этапа — разработка наиболее эффективного плана действий для достижения целей с учетом всех факторов реализации проекта. В процессе выполнения работ план может корректироваться или уточняться. Планирование включает определение сроков проекта, необходимых затрат и финансирования, организационных аспектов, коммуникаций и тому подобное. Календарный план можно удобно представить в виде диаграммы Ганта. Она позволяет увидеть, как изменение одной задачи влияет на ход других.
Организация выполнения проекта
На этом этапе необходимо обеспечить реализацию поставленного плана проекта путем организации выполнения включенных в него задач и рационального управления человеческими ресурсами.
Этап состоит из:
- распределения задач и назначения ответственных;
- организации процесса отчетности, соблюдение сроков;
- управление мероприятиями по предотвращению и снижению рисков;
- организации контроля качества и затраченных средств;
- постановки действенной системы управления персоналом;
- проведение переговоров и заключением соглашений;
- управления изменениями в проекте.
В ходе процессов организации выполнения проекта менеджеру не обойтись без качественного таск-менеджера онлайн. С помощью этого инструмента можно выставлять задачи, следить за их выполнением, анализировать работу сотрудников, своевременно вносить коррективы в работу.
Контроль проекта
На этом этапе менеджер должен сравнивать плановые и фактические показатели выполнения проекта, анализировать отклонения и причины их возникновения, оценивать возможные альтернативы и при необходимости принимать решения об изменениях в работе.
Аналитика и отчеты помогут узнать, насколько качественно реализованы функции управления проектами. Автоматическое формирование отчетов реализовано в CRM-системе Битрикс24. Пользователь платформы может за несколько секунд получить актуальную информацию о ходе выполнения каждого задания, количество потраченных на них часов, учет рабочего времени сотрудников и тому подобное. Эти данные помогают анализировать текущее состояние проекта и прогнозировать достижение его целей.
Завершение проекта
Завершение работ происходит после сдачи отчетов заказчику, решение всех открытых вопросов и оформления всех необходимых документов. Система управления проектами Битрикс24 позволяет облегчить документооборот.
В программе сохраняется типовые шаблоны, которые помогут быстро подготовить счета, акты и многие другие документы.
Источник: Битрикс24